A obrigatoriedade do registro de duplicatas escriturais no Brasil, com adoção massiva a partir de 2025 e consolidação prevista para 2026, representa uma transformação silenciosa, mas profunda, na rotina das empresas. Mais do que uma simples digitalização, essa exigência altera a forma como as organizações lidam com compromissos financeiros, impactando diretamente as áreas de contas a pagar, compliance, governança e relacionamento com fornecedores.

A duplicata escritural é a versão digital, rastreável e regulamentada da tradicional duplicata em papel. Ela deve ser registrada em entidades autorizadas pelo Banco Central, como registradoras e câmaras de liquidação, e seu objetivo é criar um ambiente padronizado, transparente e seguro para o mercado de recebíveis no Brasil.

Mas essa transição exige atenção redobrada. Títulos podem ser emitidos contra o CNPJ de uma empresa sem que ela tenha ciência da operação, o que expõe a organização a riscos reais. A duplicata escritural possui força de título executivo extrajudicial, o que significa que pode ser protestada judicialmente mesmo sem aviso prévio à empresa.

O risco para empresas despreparadas

Companhias que ainda não estruturaram processos adequados enfrentam uma série de ameaças:

• Pagamentos duplicados ou indevidos;
• Títulos desconhecidos em aberto;
• Dificuldade de auditar obrigações assumidas;
• Exposição a fraudes e passivos regulatórios;
• Perda de eficiência operacional e retrabalho.

A falta de visibilidade sobre os títulos emitidos pode resultar em cobranças legítimas, porém desconhecidas, um risco crescente à medida que a digitalização se consolida no setor financeiro.

Como se preparar de forma estratégica

O primeiro passo é mapear os fluxos de emissão e recebimento de duplicatas, identificando fornecedores que já operam com o modelo escritural e aqueles ainda em transição. Em seguida, é fundamental monitorar em tempo real os títulos emitidos contra o CNPJ da empresa, mesmo quando não há notificação formal. Esse controle só é viável com o apoio de ferramentas automatizadas que cruzem os dados das registradoras com os sistemas internos.

A automação da conferência, integrada a ERPs e plataformas de contas a pagar, pode reduzir drasticamente os erros manuais e os esforços operacionais. E, em um ambiente onde ainda há desconhecimento sobre a nova norma, a educação dos fornecedores se torna tão estratégica quanto a tecnologia. Uma comunicação transparente, combinada a uma política clara de gestão de duplicatas, é essencial para garantir aderência e evitar falhas.

Essa política deve incluir:

• definição de responsáveis;
• protocolos de conferência e validação;
• controles internos de verificação e conciliação.

Governança fiscal como diferencial competitivo

Embora desafiadora, essa mudança é uma oportunidade de fortalecer o papel estratégico das áreas fiscal e financeira. Ao liderarem esse processo, esses departamentos deixam de ser apenas operacionais e passam a contribuir para a proteção jurídica e a eficiência da organização como um todo.

Em um ambiente de negócios cada vez mais regulado, ignorar a duplicata escritural não é uma opção. É como deixar a porta aberta para fraudes, multas e prejuízos. Preparar-se agora é uma decisão estratégica, e urgente.

*Fundada em 2015, a Associação Brasileira de Serviços Compartilhados (ABSC) representa a maior iniciativa no Brasil de aproximação e consolidação do segmento frente ao mercado, sociedade e governo. Sem fins lucrativos, a associação é formada por profissionais e empresas, e tem como principal intuito promover o tema Serviços Compartilhados por meio da integração de seus associados, prestando serviços, captando informações, disseminando conhecimentos, exercendo ação política e contribuindo para o aumento da competitividade do setor.